Tips voor een optimale pr rondom Horti Fair

Haal meer uit uw deelname aan Horti Fair 2011 door in de aanloop naar en tijdens de beurs veel aandacht te besteden aan uw publiciteitstraject. Download daarom de 10 pr-tips waarmee u nog meer rendement uit uw deelname haalt.

Om uw bedrijf, producten en diensten onder de aandacht brengen bij een interessante doelgroep van tienduizenden tuinbouwprofessionals, is de International Horti Fair een prima jaarlijkse vakbeurs. En u kunt meer uit uw beursdeelname halen door in de aanloop naar en tijdens de beurs veel aandacht te besteden aan uw publiciteitstraject. Hieronder 10 pr-tips waarmee u nog meer rendement uit uw deelname haalt:

1. Lees het digitale deelnemershandboek bij de button Promotie… en profiteer van de vele opties

In het digitale deelnemershandboek vindt u meer informatie over persvoorlichting en promotie rondom de beurs en hoe u hierop in kunt spelen. Hier staan tevens de deadlines voor het tijdig aanleveren van persmateriaal en noviteitenformulier. Er zijn ook dit jaar weer extra promotiemogelijkheden via de website van de International Horti Fair: www.hortifair.nl, zoals het zoeken/vinden op productniveau.

Het thema van de Horti Fair 2011 is ‘Water’. Door hierop in te spelen, maakt u extra kans op aandacht!

 

 

2. Vul tijdig het noviteitenformulier in

Bij de persvoorlichting voorafgaand en tijdens de beurs maken de persvoorlichters van de International Horti Fair graag gebruik van nieuws van exposanten. Met nieuws bedoelen we nieuwe producten/diensten die voor het eerst gepresenteerd worden op de Nederlandse en internationale markt. Retourneert u daarom zo spoedig mogelijk het noviteitenformulier uit het deelnemershandboek. Van alle aanmeldingen maken wij een overzicht, dat al in een vroeg stadium aan de vakpers wordt verstrekt ten behoeve van de beursspecials. Het overzicht dient als eerste, snelle, oriëntatiemiddel voor de journalisten aan de hand waarvan zij verdere research doen naar wat hen interessant lijkt. Bovendien worden alle aangemelde noviteiten vermeld op de website van de International Horti Fair: www.hortifair.nl.

Uw noviteit dingt mee naar de Horti Fair Innovation Award! De Innovation Award wordt op de beurs uitgereikt aan het meest innovatieve product of dienst op de Horti Fair. Het product moet ook daadwerkelijk getoond worden op de beurs en nieuw zijn ten opzichte van producten of diensten die al op de markt zijn. Genomineerden en winnaars van de Awards mogen zich verheugen in veel media-aandacht van de vakpers. Bovendien reikt de vakpers dit jaar ook een award uit: de Innovation Press Award.

Door tijdig het noviteitenformulier in te vullen (voor 19 september), dingt u automatisch mee naar de Innovation Award, die wordt georganiseerd door de International Horti Fair.

 

3. Persberichten

Kondig uw nieuws aan met een goed persbericht, dat als volgt is opgebouwd:

• Datum
• Headline: wie + wat (het actuele nieuwsfeit) of alleen wat
• Lead: wat (het actuele nieuwsfeit) + wie, waar, wanneer, soms: óf hoe óf waarom óf waarmee/met wie
• Tekst: uitleg en verklaring overige nieuwsfeiten (overige w’s: met wie/waarmee; hoe; waarom) in volgorde van afnemende belangrijkheid
• Achtergrond en geschiedenis
• Noot aan de redactie: naam bedrijf, afdeling, contactpersoon, telefoon, e-mail

 

4. Bondige persmap

Zorg voor persmappen in de taalversies die aansluiten bij uw marktgebieden. Een goede persmap bevat de volgende informatie:

• beknopte informatie over uw bedrijf en het leveringsprogramma
• persbericht met een heldere beschrijving van de nieuwe producten
• zo mogelijk duidelijke foto’s (formaat 13 x 18), ook digitaal (!) in hoge resolutie, voorzien van bijschrift ter illustratie van de nieuwe producten
• een verwijzing naar uw stand en de woordvoerder op de stand voor nadere informatie, alsmede het telefoonnummer en de contactpersoon bij wie men terecht kan voor informatie na afloop van de beurs
• lever de informatie ook digitaal aan (USB-stick) en zorg ervoor, dat deze ook van uw website is te downloaden.

 

5. Communiceer dat u aan de Horti Fair 2011 deelneemt

Laat uw klanten en relaties weten dat u aan de Horti Fair deelneemt. Denkt u hierbij aan verwijzingen in advertenties naar uw stand, vermelding van uw aanwezigheid op de beurs in al uw correspondentie zoals facturen, brieven, mailingen, het ophangen van een Horti Fair-poster, het plaatsen van een Horti Fair-registratiebutton met link op uw website. Actieve verspreiding garandeert een (nog) beter bezoek aan uw stand! Besteed ook aandacht aan mogelijke beursaanbiedingen, vermeld uw standnummer(s). Gebruik sms’jes, twitter over uw deelname en geef uw medewerkers de tip alle gesprekken af te sluiten met: tot ziens op de Horti Fair. Maak uw klanten attent op de gratis e-mailnieuwsbrief, HortiVisit, die vanaf augustus tot en met de beurs wekelijks verschijnt en op te vragen is via www.hortifair.nl/hortivisit.

 

6. Altijd aanspreekbaar voor een journalist

Het kan zijn dat redacties naar aanleiding van de noviteitenlijst of uw persinformatie meer achtergrondinformatie willen. Laat het beantwoorden van hun vragen niet liggen, want dan loopt u het risico dat de aandacht naar een ander product dan het uwe gaat. Tegenwoordig willen journalisten graag fotomateriaal in hoge resolutie per e-mail ontvangen. Zorg dat u de persinformatie en beeldmateriaal altijd snel per e-mail kunt versturen, en houd rekening met de vaak harde deadlines van de (vak)bladen (inclusief hun e-mail nieuwsbrieven en websites).

 

7. Bepaal wie aanspreekpunt voor de pers is in uw bedrijf

Probeer zoveel mogelijk één persoon binnen uw bedrijf het aanspreekpunt te laten zijn voor de pers. Zo bent u er zeker van dat altijd dezelfde informatie doorgegeven wordt. Vanzelfsprekend kunt u voor verschillende vakgebieden doorverwijzen naar diverse specialisten binnen uw bedrijf. Maar door één gezicht naar de pers te hebben, bouwt u ook makkelijker een goede relatie met de journalisten op.

 

8. Houd ons op de hoogte van (pers)activiteiten

De persvoorlichters van de Horti Fair sturen enkele weken voor de beurs een laatste agendaoverzicht met persactiviteiten door exposanten op de Horti Fair naar de pers en vermelden dit ook op de dagagenda op de website, de Horti Fair Daily News en de welkomstfolder voor alle bezoekers . Houdt u ons dus goed op de hoogte als u een persactiviteit gepland heeft, in Nederlands en Engels. Wij kunnen dan ook tijdens de beurs bezoekers en journalisten op uw activiteiten wijzen.

 

9. Profiteer van de preview voor de vakpers

Speciaal voor de tientallen internationale journalisten in de tuinbouwvakpers wordt op de eerste beursdag en perspreview georganiseerd, vanaf 08.00 tot 10.00 uur. Ons advies is daarom uw stand vanaf dat tijdstip te bemannen, zodat eventuele vragen van de pers kunnen worden beantwoord. Zorg er voor, dat alle informatie beschikbaar is in de taalversies, die voor u van belang zijn. De preview maakt ook onderdeel uit van het vakpersprogramma, dat de Horti Fair in samenwerking met tuinbouwsector- en

promotieorganisaties op touw zet.

 

10. Doe mee aan een van de vele Horti Fair-projecten

De Horti Fair organiseert dit jaar tal van projecten met als doel: meer aandacht voor deelnemende bedrijven. Enkele voorbeelden zijn de Biosphere, de Marketing Cup en Matchmaking. Zie de website www.hortifair.nl (onder Deelnemen) voor meer informatie.